Vender mais não significa, necessariamente, ter mais dinheiro disponível. Prazos de recebimento, parcelamentos e taxas podem pressionar o caixa e dificultar o pagamento das despesas do negócio.
Para quem vende pela internet, existe uma diferença importante entre realizar uma venda e ter o dinheiro disponível na conta. Dependendo do meio de pagamento, do número de parcelas e das condições da plataforma utilizada, o valor pode levar dias — ou até meses — para entrar no caixa da empresa.
Nesse intervalo, fornecedores, fretes, embalagens, anúncios, salários, impostos e outras despesas continuam vencendo. Por isso, uma loja pode registrar um bom volume de vendas e, ainda assim, enfrentar dificuldade para cumprir seus compromissos.
O problema nem sempre está na falta de faturamento. Muitas vezes, está no descompasso entre a data em que a venda acontece e o momento em que o dinheiro pode ser utilizado.
Venda realizada não é dinheiro disponível
Quando o cliente conclui uma compra, a empresa registra uma venda. Isso não significa, porém, que todo o valor já esteja disponível no caixa.
Uma venda feita no cartão pode ser recebida posteriormente. Se houver parcelamento, o dinheiro poderá entrar em várias etapas. Em marketplaces, ainda podem existir prazos próprios para liberação, retenções temporárias, taxas e ajustes decorrentes de cancelamentos ou estornos.
Antes de assumir novos compromissos, o empresário precisa distinguir três informações:
- o valor vendido;
- o valor líquido que ainda será recebido;
- o dinheiro que efetivamente já entrou na conta.
Ignorar essa diferença pode levar a empresa a gastar hoje um recurso que só estará disponível no futuro.
Prazos diferentes provocam descasamento no caixa
Imagine uma loja que compra mercadorias com pagamento ao fornecedor em 15 dias, mas recebe parte das vendas em 30, 60 ou 90 dias.
Mesmo que os produtos tenham sido vendidos com lucro, a empresa precisará pagar o fornecedor antes de receber integralmente dos clientes. Durante esse período, terá de financiar a operação com recursos próprios, reserva de caixa ou capital de terceiros.
Esse descasamento tende a ficar mais evidente quando o negócio cresce. O aumento dos pedidos normalmente exige mais estoque, embalagens, transporte, equipe e investimento em divulgação. Essas despesas podem ocorrer antes do recebimento das vendas que motivaram o crescimento.
Por isso, uma empresa pode aumentar o faturamento e, ao mesmo tempo, enfrentar uma crise de liquidez. Crescer sem planejamento financeiro pode consumir o caixa em vez de fortalecê-lo.
Parcelamento exige projeção financeira
Oferecer parcelamento pode facilitar a compra e aumentar as vendas, mas também torna o controle financeiro mais complexo.
O total vendido em uma operação parcelada não deve ser tratado como dinheiro disponível. A empresa precisa conhecer as datas em que cada parcela será liberada e comparar esses recebimentos com as despesas que vencerão no mesmo período.
Uma projeção de caixa permite identificar com antecedência se haverá recursos suficientes para pagar fornecedores, impostos, salários, fretes e demais compromissos. Sem essa visão, o empreendedor pode tomar decisões com base no faturamento e descobrir o problema apenas quando faltar saldo na conta.
Taxas reduzem o valor que chega à empresa
Outro erro comum é analisar a venda pelo valor bruto pago pelo consumidor.
Taxas de cartão, antecipação de recebíveis, comissões de marketplaces, tarifas das plataformas, fretes subsidiados, cancelamentos e estornos podem reduzir o valor líquido recebido. Se esses custos não estiverem considerados na formação do preço, a margem real será menor do que a margem imaginada.
Por exemplo: uma venda de R$ 1.000 não representa necessariamente R$ 1.000 disponíveis para o negócio. Depois dos descontos e custos da operação, o valor efetivo pode ser consideravelmente menor.
O controle financeiro deve partir do valor líquido que chegará à empresa. É esse recurso que poderá pagar despesas, recompor estoque e gerar resultado.
Separar as movimentações facilita o controle
Uma empresa que vende por loja virtual, redes sociais, marketplaces, links de pagamento e atendimento direto pode receber valores de várias fontes.
Quando as movimentações do negócio são misturadas com gastos pessoais dos sócios, torna-se mais difícil conferir o que foi vendido, quanto deveria ter sido recebido e qual valor realmente entrou.
Manter uma conta bancária exclusiva para a empresa ajuda a organizar os registros e melhora a qualidade das informações financeiras. Essa separação, entretanto, não substitui o controle: todas as entradas e saídas precisam ser registradas e classificadas corretamente.
A conciliação identifica diferenças
Olhar apenas o saldo bancário não é suficiente. A empresa precisa conferir se cada venda gerou o recebimento esperado.
Esse processo é chamado de conciliação financeira. Nele, as vendas registradas são comparadas com os valores efetivamente creditados pelas operadoras, plataformas e marketplaces.
A conferência pode revelar:
- taxas cobradas;
- valores ainda pendentes;
- divergências de prazo;
- cancelamentos e estornos;
- antecipações de recebíveis;
- falhas de registro ou de repasse.
Pequenas diferenças podem parecer irrelevantes quando analisadas individualmente, mas, em um volume elevado de transações, podem representar uma perda significativa. Por isso, a conciliação deve fazer parte da rotina financeira do negócio.
Crescimento aumenta a necessidade de capital de giro
Uma loja que passa de 50 para 200 pedidos mensais provavelmente precisará comprar mais mercadorias e ampliar os gastos com logística, divulgação e atendimento antes de receber integralmente pelas novas vendas.
Esse intervalo precisa ser sustentado pelo capital de giro. Quanto maior o prazo concedido aos clientes e menor o prazo obtido com fornecedores, maior tende a ser a necessidade de recursos para manter a operação funcionando.
Antes de estimular um crescimento acelerado, a empresa precisa avaliar se o caixa suporta o novo volume. Caso contrário, poderá recorrer a empréstimos ou à antecipação de recebíveis, assumindo custos financeiros que reduzem ainda mais a margem.
O planejamento começa pelo calendário de recebimentos
Para administrar o caixa de uma operação online, não basta acompanhar o total faturado. É necessário controlar, no mínimo:
- vendas realizadas;
- valores líquidos a receber;
- datas previstas de recebimento;
- taxas e comissões;
- despesas e respectivos vencimentos;
- necessidade de reposição de estoque;
- saldo disponível e reserva de capital de giro.
Com essas informações, o empresário consegue antecipar períodos de maior pressão, negociar melhores prazos com fornecedores e decidir com mais segurança se pode investir, contratar, aumentar o estoque ou realizar retiradas.
Para o consumidor, a compra pode terminar quando o pagamento é aprovado e o pedido é entregue. Para a empresa, o ciclo financeiro só se encerra quando o dinheiro está disponível e todos os custos relacionados à venda foram considerados.
Entender essa diferença é essencial para crescer com equilíbrio e evitar que o aumento das vendas se transforme em falta de caixa.
Sua empresa vende, mas o dinheiro não aparece no caixa?
O problema pode estar nos prazos, nas taxas, na margem, na ausência de conciliação ou na necessidade de capital de giro. Uma análise conjunta dos números contábeis e financeiros ajuda a identificar onde está o descompasso e quais decisões precisam ser tomadas.
A MS Assessoria e Consultoria Contábil auxilia empresários a transformar informações contábeis em decisões mais seguras para o negócio. Entre em contato com nossa equipe e agende uma conversa.